Le nouveau registre UBO entre en vigueur le 31 octobre 2018 !

Afin de transposer la Directive européenne 2015/849 du 20 mai 2015, la loi du 18 septembre 2017, relative à la prévention du blanchissement de capitaux et du financement du terrorisme et à la limitation de l’utilisation des espèces, prévoit la mise en place d’un registre des bénéficiaires effectifs qui concernera les sociétés constituées en Belgique, les a(i)sbl et fondations constituées en Belgique, les trusts, fiducies, et autres entités juridiques similaires constituées en Belgique ou administrée depuis la Belgique.

L’Arrêté royal du 14 août 2018, qui prévoit les modalités de fonctionnement du registre UBO (Ultimate Beneficial Owner), entrera en vigueur le 31 octobre 2018.

Vous disposerez d’un délai jusqu’au 31 mars 2019 (*) pour rentrer votre première déclaration. Toute modification ultérieure devra, quant à elle, être communiquée dans le mois de celle-ci.

En cas de manquement, les sanctions prévues prévoient des amendes administratives comprises entre 250,00 eur et 50.000,00 eur !

Vous pourrez enregistrer vos bénéficiaires effectifs en vous identifiant sur MyMinfinPro ou via le site www.finances.belgium.be (onglet E-Services, registre UBO). Votre mandataire éventuel (comptable, expert-comptable, …) pourra également s’acquitter de cette obligation pour vous.

Outre les autorités compétentes, certaines personnes pourront consulter ce registre pour des besoins légitimes. Il s’agira d’un accès limité et payant.

Afin de préparer votre déclaration, voici comment identifier les bénéficiaires effectifs selon la structure concernée, ainsi que les informations à collecter afin de remplir le registre :

Est considéré comme étant un bénéficiaire effectif, c’est-à-dire possédant ou contrôlant en dernier ressort le client, le mandataire du client ou le bénéficiaire des contrats d'assurance-vie :

- Dans les sociétés :

• La ou les personnes physiques qui possède(nt), directement ou indirectement, un pourcentage suffisant de droits de vote ou une participation suffisante dans le capital de cette société, y compris au moyen d'actions au porteur.
  La possession par une personne physique de plus de vingt-cinq pour cent des droits de vote ou de plus de vingt-cinq pour cent des actions ou du capital de la société est un indice de pourcentage suffisant de droits de vote ou de participation directe suffisante au sens de l'alinéa 1er.
  Une participation détenue par une société contrôlée par une ou plusieurs personnes physiques, ou par plusieurs sociétés qui sont contrôlées par la ou les mêmes personnes physiques, à hauteur de plus de vingt-cinq pour cent des actions ou de plus de vingt-cinq pour cent du capital de la société est un indice de participation indirecte suffisante au sens de l'alinéa 1er.
• La ou les personnes physiques qui exerce(nt) le contrôle de cette société par d'autres moyens.
  L'exercice du contrôle par d'autres moyens peut être établi notamment conformément aux critères visés à l'article 22, paragraphes 1er à 5, de la Directive 2013/34/UE du Parlement européen et du Conseil du 26 juin 2013 relative aux états financiers annuels, aux états financiers consolidés et aux rapports y afférents de certaines formes d'entreprises, modifiant la directive 2006/43/CE du Parlement européen et du Conseil et abrogeant les directives 78/660/CEE et 83/349/CEE du Conseil.
• Si, après avoir épuisé tous les moyens possibles, et pour autant qu'il n'y ait pas de motif de suspicion, aucune des personnes visées aux points précédents n'est identifiée, ou s'il n'est pas certain que la ou les personnes identifiées soient les bénéficiaires effectifs, la ou les personnes physiques qui occupent la position de dirigeant principal.

- Dans les fiducies ou les trusts :

• Le constituant ;
• Le ou les fiduciaires ou trustees ;
• Le protecteur, le cas échéant ;
• Les bénéficiaires ou, lorsque les personnes qui seront les bénéficiaires de la fiducie ou du trust n'ont pas encore été désignées, la catégorie de personnes dans l'intérêt principal de laquelle la fiducie ou le trust a été constitué ou opère ;
• Toute autre personne physique exerçant le contrôle en dernier ressort sur la fiducie ou le trust du fait qu'elle en est le propriétaire direct ou indirect ou par d'autres moyens.

- Dans les associations (internationales) sans but lucratif et les fondations :

• Les personnes, respectivement visées à l'article 13, alinéa 1er, à l'article 34, § 1er, et à l'article 49, alinéa 2, de la loi du 27 juin 1921 sur les associations sans but lucratif, les fondations, les partis politiques européens et les fondations politiques européennes, qui sont membres du conseil d'administration ;
• Les personnes qui sont habilitées à représenter l'association en vertu de l'article 13, alinéa 4, de la même loi ;
• Les personnes chargées de la gestion journalière de l'association (internationale) ou de la fondation, visées respectivement à l'article 13bis, alinéa 1er, à l'article 35, alinéa 1er, et à l'article 49, alinéa 2, de la même loi ;
• Les fondateurs d'une fondation, visés à l'article 27, alinéa 1er, de la même loi ;
• Les personnes physiques ou, lorsque ces personnes n'ont pas encore été désignées, la catégorie de personnes physiques dans l'intérêt principal desquelles l'association (internationale) sans but lucratif ou la fondation a été constituée ou opère ;
• Toute autre personne physique exerçant par d'autres moyens le contrôle en dernier ressort sur l'association (internationale) ou la fondation.

- Dans les constructions juridiques similaires à des fiducies ou à des trusts, la ou les personnes physiques qui occupent des fonctions équivalentes ou similaires à celles des personnes visées au point « - Dans les fiducies ou les trusts ».

• Sont considérées comme la ou les personnes physiques pour lesquelles une opération est exécutée ou une relation d'affaires nouée, la ou les personnes physiques qui tirent ou tireront profit de cette opération ou relation d'affaires et qui disposent, en droit ou en fait, directement ou indirectement, du pouvoir de décider de l'exécution de ladite opération ou de la conclusion de ladite relation d'affaires, et/ou d'en fixer les modalités ou de consentir à celles-ci.

Informations à remplir dans le registre :

- Pour les bénéficiaires effectifs de sociétés :

• Nom
• Premier prénom
• Jour de naissance
• Mois de naissance
• Année de naissance
• Nationalité(s)
• Pays de résidence
• Adresse complète de résidence
• Date à laquelle il est devenu bénéficiaire effectif du redevable d’information
• Numéro d’identification au Registre national des personnes physiques ou à la Banque-carrefour de la sécurité sociale, et le cas échéant, tout identifiant similaire donné par l’Etat où il réside ou dont il est ressortissant
• La ou les catégorie(s) de personnes visées à l’article 4, 27°, alinéa 2, a), de la loi du 18 septembre 2017, dont il relève (voir « – Dans les sociétés » à la rubrique précédente)
• S’il s’agit d’une personne qui remplit une des conditions énumérées à l’article 4,27°, alinéa 2, a), de la loi du 18 septembre 2017, de manière isolée ou au contraire en coordination avec d’autres personnes
• S’il s’agit d’un bénéficiaire effectif direct ou indirect
• Lorsqu’il s’agit d’un bénéficiaire effectif indirect, le nombre d’intermédiaires ainsi que pour chacun d’eux, son identification complète, incluant au moins la dénomination, la date de constitution, la raison sociale, la forme juridique, l’adresse de son siège social et son numéro d’entreprise visé à l’article III.17, du code de droit économique et le cas échéant tout autre identifiant similaire délivré par l’Etat dans lequel l’intermédiaire est enregistré
• L’étendue de l’intérêt effectif détenu dans le redevable d’information, à savoir notamment :
  • Dans le cas d’un bénéficiaire effectif direct et lorsque le contrôle résulte de la propriété de parts ou de droits de vote, le pourcentage des parts ou des droits de vote qu’il détient dans le redevable d’information ;
  • Dans le cas d’un bénéficiaire effectif indirect et lorsque le contrôle résulte de la propriété indirecte de parts ou de droits de vote dans le redevable d’information, les pourcentages de parts ou de droits de vote pondérés qu’il détient dans le redevable d’information.

- Pour les bénéficiaires effectifs d’une association sans but lucratif, une association internationale sans but lucratif ou une fondation :

• Nom
• Premier prénom
• Jour de naissance
• Mois de naissance
• Année de naissance
• Nationalité(s)
• Pays de résidence
• Adresse complète de résidence
• Date à laquelle il est devenu bénéficiaire effectif du redevable d’information
• Numéro d’identification au Registre national des personnes physiques ou à la Banque-carrefour de la sécurité sociale, et le cas échéant, tout identifiant similaire donné pas l’Etat où il réside ou dont il est ressortissant
• La ou les catégorie(s) de personnes visées à l’article 4, 27°, alinéa 2, c), de la loi du 18 septembre 2017, dont il relève (voir « – Dans les associations (internationales) sans but lucratif et les fondations » à la rubrique précédente)
• S’il relève d’une ou plusieurs catégories de personnes énumérées à l’article 4,27°, alinéa 2, c), de la loi du 18 septembre 2017, de manière isolée ou conjointement avec d’autres, dont il relève

- Pour les bénéficiaires effectifs de trustees ou fiducies ou entités similaires :

• Nom
• Premier prénom
• Jour de naissance
• Mois de naissance
• Année de naissance
• Nationalité(s)
• Pays de résidence
• Adresse complète de résidence
• Numéro d’identification au Registre national des personnes physiques ou à la Banque-carrefour de la sécurité sociale, et le cas échéant, tout identifiant similaire donné pas l’Etat où il réside ou dont il est ressortissant
• La ou les catégorie(s) de bénéficiaires effectifs visés à l’article 4, 27°, alinéa 2, d), de la loi du 18 septembre 2017, dont il relève (voir « – Dans les constructions juridiques similaires à des fiducies ou à des trusts, la ou les personnes physiques qui occupent des fonctions équivalentes ou similaires à celles des personnes visées au point « - Dans les fiducies ou les trusts » à la rubrique précédente)
• Date à laquelle il est devenu bénéficiaire effectif du redevable d’information

  Le trustee ou fiduciaire communique ces informations si :

  • Le trustee ou fiduciaire est établi, domicilié ou réside en Belgique ;
  • Le siège social, principal établissement, siège de direction ou d’administration du trustee ou du fiduciaire est situé en Belgique ;
  • Le trustee ou fiduciaire n’est pas établi, domicilié ou résident dans un Etat membre ou son siège social, principal établissement, siège de direction ou d’administration n’est pas situé dans un Etat membre, et, qu’en tant que trustee ou fiduciaire, établi une relation d’affaire ou acquiert un bien immobilier en Belgique au nom du trust.

  Lorsque les trustees ou fiduciaires sont établis, domiciliés ou résidents dans plusieurs Etats membres dont la Belgique, si leur siège social, principal établissement, siège de direction ou d’administration sont situés dans plusieurs Etats membres dont la Belgique, ou si ils entrent en relation d’affaire, au nom du trust ou de la fiducies dans différents Etats membres dont la Belgique, alors la communication à l’Administration de la Trésorerie d’un extrait des informations sur les bénéficiaires effectifs enregistrées dans un registre similaire d’un autre Etat membre vaut accomplissement des obligations.

Conseil : Ne tardez pas à préparer vos données afin de pouvoir compléter ce registre dans les temps impartis. Nous pouvons également vous aider à remplir celui-ci. Le cas échéant, n'hésitez pas à nous contacter.

(*) Eu égard aux nombreuses difficultés rencontrées, le ministre Alexander De Croo a accordé un délai étendu au 30 septembre 2019.