À quelques semaines du délai de déclaration de vos bénéficiaires effectifs dans le Registre UBO, assurez-vous sans tarder d’être toujours bien en possession de votre registre des parts ou des actions.
En effet, non seulement celui-ci vous sera indispensable pour remplir correctement cette obligation mais il devra également être, le cas échéant, téléchargé par extrait sur le site de l’Administration !
Rappelons que ce registre doit être conservé au siège social de la société et être tenu régulièrement à jour sachant que se sont les inscriptions sur ce registre qui établissent la propriété des titres nominatifs de la société.
Que faire en cas de perte ou de destruction de votre registre ?
Dès le constat de perte ou de destruction, il vous appartiendra en tant que gérant ou conseil d’administration de reconstituer votre registre sans délai.
Pour ce faire, vous pourrez vous référer aux preuves de propriété des associés ou actionnaires actuels tels notamment les certificats, les conventions de cession, les échanges de correspondance, les listes des présences aux assemblées générales ou encore les déclarations des associés ou actionnaires eux-mêmes.
Vous n’oublierez pas d’y stipuler une mention comme suit : « Registre reconstitué le (date) par le gérant ou le conseil d’administration de la société X » en faisant utilement référence aux preuves précitées comme par exemple aux procès verbaux justifiant la propriété des parts ou des actions.
Vous trouverez également ci-après les mentions légales qui doivent figurer dans votre registre.
Le registre des parts d'une SPRL doit contenir :
- la désignation précise de chaque associé ;
- le nombre des parts lui appartenant ;
- l'indication des versements effectués ;
- les transferts de parts avec leur date, datés et signés par le cédant et le cessionnaire en cas de cession entre vifs, par le gérant et le bénéficiaire en cas de transmission pour cause de mort.
Le registre des parts d'une SC doit contenir :
- la désignation précise de chaque associé (nom, prénoms et domicile) ;
- le nombre des parts lui appartenant ;
- les souscriptions de parts nouvelles et les remboursements de parts ;
- les transferts de parts avec leur date ;
- la date d'admission, de démission ou d'exclusion de chaque associé ;
- le montant des versements effectués ;
- le montant des sommes retirées en cas de démission, de retrait partiel de parts et de retrait de versements.
Le registre des actions nominatives d'une SA doit contenir :
- la désignation précise de chaque associé (nom, prénoms et domicile) ;
- le nombre d'actions lui appartenant ;
- l'indication des versements effectués ;
- les transferts de actions avec leur date ;
- la conversion des actions nominatives en actions au porteur ou dématérialisées, si les statuts l'autorisent ;
- la mention expresse de la nullité des titres.
Sources : Espace entreprises de l'Ordre des avocats du barreau de Liège - Notaire.be
