A partir du 1er janvier 2018, fin d’une période transitoire ayant pris cours le 1er août 2017, les documents 450 (usage officiel) et 451 (usage personnel) ne seront plus des pièces justificatives valables et seront remplacés par les certificats électroniques E-Certificat pour l’application de l’exemption de TVA prévue à l’article 42, 3, aliéna premier, 1° et 2° du Code de la T.V.A..
Cette exemption de TVA concerne aussi bien les achats de biens que de services réalisés en Belgique par les missions diplomatiques, les postes consulaires ou même leur personnel (ci-après dénommé bénéficiaires) et ce, pour leur usage officiel ou personnel dans les limites et conditions visées à l’article précité.
Les conditions et limites prévues se résument comme suit :
- l’exemption ne peut être faite que sur base de la délivrance par le fournisseur ou le prestataire de services (ci-après dénommé fournisseur) d’une facture régulière ;
- la facture doit désormais comporter de la TVA ;
- la facture ne peut reprendre qu’au maximum les ventes d’un mois calendrier, une facture mensuelle pouvant toutefois être envisagée ;
- le montant de la vente ou de la prestation de service doit être au minimum de 125,00 € HTVA pour un usage officiel ou de 50,00 € HTVA pour un usage personnel sachant que ce montant concerne une livraison ou une prestation de service réalisée le même jour auprès du même fournisseur ;
- l’identité du bénéficiaire doit pouvoir être démontrée en manière telle que des tickets de caisse (anonymes) sur base desquels une facture récapitulative est établie ne sont pas suffisants en tant que tel à moins de pouvoir faire valoir d’autres pièces justificatives telles que des preuves de paiement.
Concrètement, le fournisseur :
- ne peut donc plus appliquer l’exemption de la TVA directement mais doit attendre que l’entreprise accréditée par le bénéficiaire lui communique l’E-Certificat ;
- doit désormais reverser la TVA perçues sur le compte bancaire de la firme accréditée au plus tard à la fin du 2ième mois suivant le mois de l’opération ou directement au bénéficiaire dans certains cas (achat de véhicules, bâtiments, abonnements d’eau, gaz, électricité, télécommunications, télédistributions, ….) ;
- doit opérer les vérifications mentionnées sur le E-Certificat (ce n’est qu’à ces conditions qu'il pourra délivrer une note de crédit et une nouvelle facture hors TVA en mentionnant “Exonération de la TVA en vertu de l’article 42, § 3, du Code de la TVA”) ;
- doit conserver l’E-Certificat à l’appui de son facturier de sortie comme justificatif de l’exemption de la TVA.
Seul le E-certificat avec preuve de paiement de la T.V.A. versée à la firme accréditée peut être utilisé par le fournisseur pour démontrer l’exonération de la T.V.A.
Le bénéficiaire de l’exemption autorise, suite à la conclusion d’un accord de coopération, une firme accréditée de son choix à établir les E-certificats et à récupérer la T.V.A. payée au fournisseur.
Quant à elle, la firme accréditée :
- doit disposer d’un système informatique intégrant des contrôles directs ainsi que différentes fonctionnalités de vérifications automatiques et systématiques devant permettre de détecter les éventuelles anomalies concernant l’identifié du bénéficiaire, du fournisseur, des montants anormalement élevés, etc.
- doit donner à l’autorité fiscale compétente (SPF Finances) un accès électronique et direct à ce système informatique, dans lequel les données sont traitées et stockées pendant 7 ans. En cas de problème informatique, elle doit transmettre les informations dans un format texte lisible sous les 7 jours de la demande ;
- doit fournir au service compétent du SPF Finances, un fichier avec les bénéficiaires qui lui est affilié et la date de démarrage de l’accord de coopération conclu avec elle ;
- doit informer le bénéficiaire et ce, pour chaque demande approuvée, que le E-certificat a été délivré au fournisseur concerné à l’appui de son facturier de sortie comme justificatif de l’exemption de la T.V.A. ;
- doit remettre mensuellement pour chaque fournisseur et ce, par bénéficiaire, un aperçu des montants de T.V.A. reçus du fournisseur et remboursés au bénéficiaire auxquels sont liés des E-certificats.
La firme accréditée a une grande responsabilité tant envers le bénéficiaire qu’envers le fournisseur en ce qui concerne la vérification de l’intégrité et de l’exactitude du contenu du E-certificat en vérifiant l’opération taxable et la facture en conséquence émise dans le respect des exigences légales.
Le E-certificat :
- contient pas moins de quinze informations sur le fournisseur, le bénéficiaire, la catégorie des biens et/ou services achetés,… ;
- stipule non seulement que ce document formalise une demande d’exonération de la T.V.A. mais qu’il appartient au fournisseur et/ou prestataire de services de vérifier sur le E-certificat :
- que les produits et/ou prestations de services sont éligibles pour l’application de l’exemption de la T.V.A. (voir la liste des biens et services exclus) ;
- que le destinataire de la facture correspond bien au bénéficiaire mentionné sur le E-Certificat et est aussi l’acheteur réel ;
- que les données de l’adresse renseignée sur ledit certificat correspondent aux données renseignées sur la facture et le cas échéant aussi avec l’adresse de livraison.
Commentaire
La mise en place de l’E-Certificat a clairement pour objectif de limiter une certaine fraude aux documents 450/451.
En effet, l’administration fiscale n’avait jusqu’à présent aucun moyen de se retourner contre une mission diplomatique en cas d’usage inapproprié voire abusif de ces documents. C’est donc systématiquement vers le fournisseur qu’elle se retournait pour récupérer sa TVA et ce, contrairement à ses propres instructions administratives. La preuve en est que les documents 450/451 mentionnaient expressément à l’attention du fournisseur que :
« Le demandeur (ici le bénéficiaire) s’engage à acquitter la taxe sur la valeur ajoutée normalement exigible au cas où les biens indiqués au verso ne recevraient pas la destination prévue pour bénéficier de l’exemption ou ne satisferaient plus aux conditions ayant motivé ladite exemption. »
Cette décharge de responsabilité du fournisseur découlait évidemment du fait que ce dernier se trouvait dans l’incapacité légale de vérifier l’exactitude des éléments invoqués par le bénéficiaire de l’exemption de la TVA, ni de procéder au moindre contrôle à l’égard du personnel diplomatique dont émanait ledit formulaire sachant que même l’administration fiscale n’était pas autorisée à procéder à de telles vérifications exclusivement réservées aux SPF Affaires Etrangères.
D'aucuns n'auraient espéré pouvoir désormais exercer ses activités sur un terrain totalement déminé par l'instauration de ce nouveaux système informatique qui devrait apporter davantage de sécurité juridique sachant que les firmes accréditées le sont par l’Administration elle-même et que cette dernière dispose d’un accès direct et en temps réel aux données reprises dans le système informatique de la firme accréditée.
Or, il ressort clairement des stipulations énoncées sur le E-Certificat que le fournisseur, même en agissant de bonne foi et nonobstant l’utilisation dudit certificat, n’a pas plus de garantie qu’auparavant. C’est ainsi que dans l’hypothèse où une fraude devait être révélée a posteriori, l’administration TVA se réserve encore et toujours la possibilité de se retourner prioritairement sur le fournisseur.
Source Communication du SPF Finances publiée dans le moniteur belge du 19/07/2017
